Les bases de la gestion de projet

Les bases de la gestion de projet

La gestion de projet ne date pas d’aujourd’hui et s’applique à tous types de domaines. De projets de construction comme la tour Eiffel à des projets de refonte d’un système d’information, la gestion de projet a évolué pendant de nombreuses années pour devenir aujourd’hui un indispensable en entreprise.


 

Un projet c’est quoi ?

La définition d’un projet change en fonction de: la méthode de projet utilisée, du projet en question et de nombreux autres paramètres. Il est donc difficile de définir un projet. Si l’on prend la première définition du Larousse, un projet est :

L’idée de quelque chose à faire, que l’on présente dans ses grandes lignes

 

Pour ma part je préfère définir un projet comme ceci :

Mise en place pendant un instant donné d’une organisation structurée afin de fournir un ou plusieurs produits, services ou résultats.

 

Cette définition est inspirée de la définition de PMBoK et Prince2. Je trouve cette définition assez complète car elle prend en compte différents aspects qu’il faut bien avoir en tête lors de la définition d’un projet :

  • Temporelle : un projet doit être définit dans un temps donné avec un début et une fin
  • Organisation : un projet met en place une organisation unique qui doit être définit au démarrage
  • Ressources : un projet va « consommer » différents types de ressource
  • Fournir : à la fin d’un projet, « quelque chose » va être créé que ce soit un produit, un service ou un résultat

Maintenant que nous avons défini ce qu’est un projet et que nous sommes sûrs de parler de la même chose, intéressons-nous à la gestion de projet.

 

La gestion de projet

Pour faire très simple, la gestion de projet c’est l’optimisation des ressources afin d’obtenir le résultat attendu dans le temps imparti tout en ayant une visibilité sur l’avancement. En bref, on veut faire plus vite avec moins de moyen pour gagner plus. Pour ce faire, il existe de nombreuses méthodes de gestion de projet comme par exemple la méthode « agile » qui prend beaucoup d’ampleur depuis quelques années.

L’objectif de ces méthodes de projet est de fournir un cadre éprouvé afin d’obtenir le résultat voulu dans les meilleures conditions. Je ne pense pas qu’il existe une méthode de projet ultime permettant de garantir à chaque fois un résultat. C’est d’ailleurs assez commun de voir des chiffres assez impressionnants montrant qu’une majorité de projet informatique n’aboutisse jamais. Je ne suis pas très fan des statistiques tirées de la toile mais cela montre quand même une tendance et nous annonce qu’il n’y a pas de recette magique quand on parle de gestion de projet.

La gestion de projet nécessite l’application de différent processus nécessitant l’implication de différents aspects :

  1. La communication : Point central de la gestion de projet, il est primordial de transmettre l’information au bon moment et aux bonnes personnes. Trop ou trop peu d’informations communiquées et/ou des informations arrivant aux mauvaises personnes amènent rapidement à l’échec d’un projet.
  2. La coordination : L’ensemble des ressources doivent travailler dans la même direction
  3. La résolution de problèmes : Point clé souvent sous-estimé d’un projet réussi, savoir s’arrêter pour prendre le temps d’analyser et de remédier aux différents problèmes
  4. La planification : Étape importante d’un projet qui permet d’avoir une vision complète en répondant à plusieurs questions. Quels sont les objectifs ? Comment réaliser ces objectifs ? Quand seront réalisés ces objectifs ? Qui est en charge de chacun des objectifs ?
  5. Le budget : Combien va me coûter ce projet dans sa globalité. Il est amené à évoluer tout au long du projet.
  6. Les attentes client : Clé de voute de la gestion de projet, il faut toujours garder en tête ce dont a besoin le client et surtout s’assurer à l’initiation du projet que vous avez bien compris ce que veut le client.

 

Le chef de projet

Le plus souvent le projet est géré par celui qu’on nomme chef de projet. Il est la personne responsable de l’atteinte des objectifs du projet. Il est le point de contact central du projet et il doit donc tout planifier pour garder un maximum de visibilité. Il réalise différents types de livrables permettant de suivre le projet. C’est lui qui constitue et qui gère l’équipe en assurant la communication avec tous les acteurs du projet. Il va contrôler l’avancement du projet, la performance, les coûts, le planning et la qualité. C’est le garant de la satisfaction client et c’est lui qui doit clôturer le projet.

La clé du succès pour un chef de projet et sa capacité à prendre des initiatives en allant chercher l’information là où elle se trouve. Il a la visibilité sur l’ensemble du projet et est donc le plus à même de guider les acteurs du projet. Il doit poser les bonnes questions, est-ce bien toujours dans la bonne direction que le projet se dirige ? Il ne doit pas hésiter à pointer les risques et les problèmes qui peuvent survenir en analysant les options disponibles pour y remédier. Le chef de projet ne doit pas prendre de raccourci en passant directement à l’exécution du projet ou en omettant la clôture de ce dernier.

Pour moi, le plus dur pour un chef de projet, sauf charisme et leadership hors du commun, sera de réussir à motiver les personnes attachées à son projet sans avoir d’autorité directe. De nos jours le chef de projet dispose d’un large panel d’outils lui permettant de gérer tous les aspects de son projet. De la communication aux coûts en passant par la gestion des risques, il est très utile d’avoir différents outils mais attention à ne pas perdre trop de temps en « paperasse ».

Pour finir, le chef de projet doit à chaque clôture de projet, revenir sur ce qui s’est bien passé et sur ce qui n’a pas été pour gagner en expérience et éviter les mêmes erreurs lors du prochain projet.

 

Les causes d’échecs d’un projet

Il existe de nombreuses causes pouvant mener à l’échec d’un projet. Voici quelques exemples :

  • Manque de visibilité sur le projet
  • Erreur lors de la définition des objectifs
  • Échec de la gestion des changements
  • Défaillance du management de projet
  • Échec de la gestion des risques
  • Incidents liés à la technologie implémentée
  • Communication inefficace
  • Incapacité à définir les responsabilités
  • Planning sous-estimé

 

Nous arrivons à la fin de cet article, j’espère avoir réussi à vous définir les bases de la gestion de projet et que c’est désormais plus clair pour vous !

À propos de l’auteur

Vincent Krahenbuhl administrator

Passionné d’informatique, ma motivation et ma curiosité m’ont permis de réaliser des études en alternance, tout d’abord en tant que technicien informatique au sein du groupe Edscha puis administrateur réseau au sein de FM Logistic. Fort de ces expériences dans deux entreprises internationales, j’exerce aujourd’hui le rôle d’ingénieur réseau et sécurité chez FM Logistic.

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